Welke vergunningen heb je nodig voor een tentfeest in Groningen?

Wie een tentfeest in de gemeente Groningen organiseert, is meestal al met vergunningen en tekeningen bezig voordat de eerste paal de grond in gaat. Of een melding voldoende is of een volledige evenementenvergunning nodig is, hangt niet alleen af van het aantal bezoekers, maar ook van de locatie, de muziek, de eindtijd en de objecten die op het terrein worden geplaatst.

Daar komen de eisen voor brandveiligheid, alcoholverstrekking en soms overnachting nog bij. Het is daarom verstandig om de vergunningaanvraag niet als een losse formaliteit te zien, maar als onderdeel van de terrein- en programma-indeling; keuzes die je bij de tent, het podium of de catering maakt, bepalen immers welke informatie de gemeente nodig heeft.

Wanneer is een melding voldoende?

Een klein evenement kan onder de meldingsregeling vallen, maar alleen wanneer het aan alle voorwaarden van de gemeente voldoet. Daarbij wordt niet uitsluitend naar het bezoekersaantal gekeken. Ook de locatie, de duur, het geluidsniveau en de grootte van tenten, podia en andere objecten kunnen ervoor zorgen dat alsnog een evenementenvergunning nodig is.

Gebruik daarom eerst de evenementencheck van de gemeente Groningen en leg bij twijfel het volledige plan voor. Voor een regulier A-evenement geldt een minimale aanvraagtermijn van acht weken, waardoor het weinig ruimte laat om pas kort voor het feest nog wijzigingen in de terreinindeling of het programma door te voeren.

Wat wil de gemeente in de aanvraag terugzien?

De gemeente moet op papier kunnen beoordelen hoe bezoekers het terrein binnenkomen, waar zij verblijven en hoe zij de locatie in een noodsituatie weer kunnen verlaten. Een losse schets is daarom meestal niet genoeg; de situatietekening moet laten zien hoe de tent, entrees, nooduitgangen, podia, installaties en looproutes zich tot elkaar verhouden.

Zorg dat de aanvraag in ieder geval duidelijkheid geeft over:

• de afmetingen, capaciteit en functie van de tent;

• het verwachte aantal bezoekers en de belangrijkste publieksstromen;

• de positie en breedte van nooduitgangen en vluchtwegen;

• de plek van blusmiddelen, aggregaten en eventuele gasinstallaties;

• het tentboek en de constructieve gegevens van de gekozen tent.

Hoe completer die informatie is, hoe kleiner de kans dat de behandeling stilvalt omdat de gemeente of veiligheidsregio aanvullende tekeningen en documenten moet opvragen.

Hoe zit het met de brandveiligheid van de tent?

Een evenementenvergunning betekent niet automatisch dat ook de tentopstelling is goedgekeurd. De tent moet zo worden ingericht dat bezoekers snel naar buiten kunnen, nooduitgangen en vluchtwegen vrij blijven en blusmiddelen bereikbaar zijn. Ook de gebruikte materialen en de manier waarop de constructie is opgebouwd, spelen mee in de beoordeling.

Afhankelijk van het aantal aanwezigen en het gebruik van de tent kan aanvullende informatie of een aparte gebruiksmelding nodig zijn. Een professionele tentleverancier levert daarom niet alleen de tent zelf, maar ook het tentboek en de materiaal- en constructiegegevens die bij de aanvraag horen, zodat de organisator niet op het laatste moment nog technische documentatie bij elkaar hoeft te zoeken.

Wat geldt er voor alcohol en overnachting?

Wie tijdens het feest zwak alcoholische dranken schenkt of verkoopt, heeft doorgaans een aparte Alcoholwetontheffing nodig. Die toestemming staat los van de melding of evenementenvergunning en moet dus afzonderlijk worden aangevraagd, ook wanneer het evenement verder klein van opzet is.

Een tent gebruiken als slaapplaats is opnieuw een andere situatie. Nachtverblijf brengt extra brandveiligheids- en locatieregels met zich mee en valt niet automatisch onder de toestemming voor het evenement. Leg dat onderdeel daarom expliciet aan de gemeente voor, zodat duidelijk is of de gekozen locatie en tentopstelling daarvoor geschikt zijn.

Wanneer kun je de tent het beste vastleggen?

Je hoeft niet te wachten tot iedere vergunning definitief is verleend, maar de afmetingen, capaciteit en gewenste opstelling moeten wel passen binnen het plan dat bij de gemeente wordt ingediend. Wie eerst een tent boekt en pas daarna de terreinindeling uitwerkt, loopt het risico dat noodroutes, verankering of bereikbaarheid alsnog om aanpassingen vragen.

Wil je een stretchtent huren in Groningen? Dan kan Tentopia de opstelling vooraf afstemmen op de locatie en de situatietekening. Daardoor sluiten de technische gegevens in de aanvraag beter aan op de tent die uiteindelijk wordt opgebouwd en is de kans kleiner dat de indeling later opnieuw moet worden aangepast. Neem een kijkje bij Tentopia voor de mogelijkheden!